Voordat je kunt verbeteren, heb je een helder beeld nodig van hoe het nu werkt. In deze sessie lopen we stap voor stap je intakeproces door — van het eerste gesprek met de klant tot de uiteindelijke interne briefing. Samen ontdekken we waar tijd verloren gaat, waar details door de mazen glippen en wat klaar is om met AI te automatiseren. Je gaat naar huis met een eenvoudige visuele weergave van je workflow. Deze helderheid vormt de basis voor elke volgende verbetering.

Betrouwbare transcriptie is de ruggengraat van snellere briefings. Wij helpen je de juiste tool te kiezen en in te stellen op je apparaten, en laten zien hoe je die in de praktijk gebruikt. Je ziet hoe je gesprekken automatisch kunt vastleggen, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over gemiste details. Samen zorgen we ervoor dat jouw tool altijd schone, doorzoekbare transcripties oplevert.

Hier komen de transcripties tot leven. We nemen jouw echte intake-aantekeningen en maken er samen AI-prompts van die ze omzetten in scherpe, professionele briefings. In plaats van generieke tekst sluit de output aan bij jouw toon, structuur en manier van werken. We schaven net zo lang aan de formulering totdat de briefings natuurlijk en klantgericht aanvoelen. Je vertrekt met een persoonlijke prompt die elke keer weer hoogwaardige resultaten levert.

Nu is het tijd om het systeem stevig te testen. We voeren een echte intake door je transcriptietool en briefing-prompts om te zien hoe alles van begin tot eind presteert. Legt de transcriptie alles vast wat je nodig hebt? Lijkt de output op iets dat je aan je team of klant zou overhandigen? Samen lossen we problemen op en scherpen we de stappen aan totdat het proces soepel loopt. Aan het einde heb je het bewijs dat de workflow in de praktijk echt werkt.

Tools blijven alleen plakken als ze morgen ook makkelijk te gebruiken zijn. Daarom maken we een eenvoudige handleiding voor jouw team, waarin de stappen en prompts van vandaag overzichtelijk staan. We laten zien hoe je alles draaiende houdt, wat te doen als er iets misgaat en hoe je prompts in de loop der tijd kunt aanpassen. Je vertrekt met heldere instructies op zak.