Jouw brein is gemaakt voor het hebben van ideeën, niet voor het onthouden ervan.

Dat leerde ik van David Allen, dé productiviteitsgoeroe die het boek Getting Things Done® schreef. Samen met hem en Xander organiseerde ik in 2019 de GTD Summit in Amsterdam en ontdekte ik hoeveel creatiever je kunt werken als je stopt met krampachtig je hoofd te misbruiken als boodschappenlijstje.

Generatieve AI maakt het ons nu makkelijker dan ooit om dat mantra te omarmen. Tegenwoordig ga ik daarom elke vergadering in met een AI-tool die alles transcribeert, om te zorgen dat ik daardoor nooit meer iets vergeet.

De wildgroei van transcriptie apps

Transcriptieapps (zoals bijvoorbeeld Otter.ai, Wudpecker of Fireflies.ai) bestaan al even. Hoewel de onderliggende spraak-naar-tekst-technologie niet nieuw is, hebben recente ontwikkelingen deze tools enorm verbeterd. OpenAI speelt hierbij een prominente rol met hun best-in-class text-to-speech-model: Whisper.

Veel commerciële transcriptie-apps maken, vaak onzichtbaar voor ons, gebruik van dit model. Zij bieden ons vervolgens software waarmee we frictieloos meetings kunnen opnemen, transcriberen, samenvatten en actiepunten genereren. Alles is direct deelbaar, zodat de kern van de gesprekken nooit verloren gaat.

Hoe ik transcriptie tools beoordeel

Bij het kiezen van de beste transcriptie-tool hanteer ik een aantal criteria die ik persoonlijk belangrijk vind. Deze criteria zijn echter niet alleen voor mij relevant; ze zijn voor iedereen nuttig om in overweging te nemen bij de zoektocht naar een transcriptie-tool die voor hen werkt.

Must-Haves:

• Transcript: Goede Nederlandse transcriptie van het hele gesprek. Veel tools blinken uit in het Engels, maar haperen bij andere talen.
  
  
• Samenvatting: Goed gestructureerde samenvatting van de actiepunten op basis van het gesprek en gesprekspartners. Een meeting is pas nuttig als het leidt tot actiepunten.
  
  
• Diarisering: Herkenning van wie er spreekt. Zonder deze herkenning is het moeilijk om de context te begrijpen, wat de waarde van de samenvatting vermindert.
  
  
• Ondersteuning: Integratie met de belangrijkste online meeting providers (Zoom, Meet, Teams). Cruciaal, omdat je vaak door externen wordt uitgenodigd om deel te nemen aan een call, en je er zeker van wilt zijn dat je transcriptie tool samenwerkt met hun platform.
  
  
• Prijs-kwaliteit: Betaalbare prijs, zeker als de tool op grotere schaal binnen een bedrijf wordt ingezet.
  ‍

Nice-to-Haves:

• Offline Meetings: Mogelijkheid om offline meetings te verwerken in dezelfde tool.
  
  
• Discreet Notuleren: Alternatieven voor notuleren die discreter zijn dan een bot die uitgenodigd wordt in de call.
  
  
• Videoregistratie: Geautomatiseerde video-opname van online meetings.
  
  
• Samenwerking: Samenwerken met teamleden en het delen van meeting notities met third-party applicaties.
  
  
• Highlights: Markeren van belangrijke momenten tijdens een call voor gebruik in de samenvatting.
  ‍

Mijn favoriete tools: MacWhisper en Supernormal

MacWhisper en Supernormal zijn voor mij onmisbare tools geworden, omdat ze elk op hun eigen manier mijn workflow versterken. Van cruciaal belang is dat ik niet altijd de initiator van de meeting ben, en dat de platformen die ik selecteer daarom moeten presteren in combinatie met verschillende videocalling tools.

Ik ben me er echter van bewust dat over een half jaar andere tools misschien beter kunnen uitblinken op bepaalde vlakken. Dit overzicht is een momentopname, en wat vooral relevant blijft, zijn de keuzecriteria die ik hanteer om transcriptietools te beoordelen.

Supernormal is op dit moment perfect voor digitale meetings en heeft voor mij de volgende sterke en zwakke punten:

Sterke punten:

• Uitstekende Nederlandse samenvattingen: De kwaliteit van de Nederlandse samenvattingen is hoog en de interface biedt een gebruiksvriendelijke manier aan om de samenvatting aan te vullen na afloop van de call. Het voelt heel fijn om zo in ~1 minuut nog even alle punten op de i te zetten en het daarna definitief op te slaan.
  
  
• Platformondersteuning: De kwaliteit van het transcript is goed en is inclusief spreker diarisering. De app werkt daarnaast goed samen met de grote platformen zoals Microsoft Teams, Zoom en Google Meet.
  
  
• Teamfunctionaliteit: Er is een mogelijkheid om groepen aan te maken met teamleden, zodat je direct kunt bepalen wie toegang heeft tot de samenvatting (bijvoorbeeld: deel deze samenvatting met het ‘sales-team’).
  
  
• Integraties: Je kunt de applicatie koppelen met CRM-systemen zoals Hubspot, en integraties met tools zoals Zapier en Slack maken het toegankelijker om de meeting notities efficiënt te delen.
  
  
• Discrete note-taking-optie: Met de Supernormal Chrome Extension kan ik kiezen tussen een discrete note-taking en transcribing-optie, of één waar ik een bot uit nodig om ook een video-recording te hebben. Voor sommige afspraken vindt ik dit een fijner alternatief. Zonder video-recording vervalt overigens wel de spreker-diarisatie, en lever je dus iets in op de algehele kwaliteit van de samenvatting.
  
  
• Video opname en fragment navigatie: Supernormal biedt de mogelijkheid om video-opnamen te maken van online meetings en je kunt door op delen van het transcript te klikken direct naar het bijbehorende fragment in de video springen. Dit versnelt het reviewproces enorm.
  
  

Zwakke punten:

• Extra stappen voor Nederlandse transcriptie: Voor een goede Nederlandse transcriptie moet je in Google Meet eerst extra instellingen aanpassen, wat de allereerste keer omslachtig is. Supernormal wijdt daar zelf nog een support-artikel aan.
  
  
• Beperkingen bij offline meetings: Het uploaden van opnames is mogelijk, maar alleen in MP4-formaat. Dit betekende in mijn geval dat ik mijn zelf opgenomen audiobestand eerst moest converteren voordat ik het kon uploaden.
  ‍

MacWhisper daarentegen is ideaal voor offline meetings. Het biedt de flexibiliteit om met minimale handelingen snel een opname te maken en te transcriberen. De betaalde versie heeft bovendien een eenmalige prijs, wat op de lange termijn erg voordelig is. Vooral voor de Nederlandse taal werkt het model uitstekend, al heeft het moeite met Engelse woorden tussendoor. Een veelvoorkomende uitdaging voor Nederlanders, aangezien we vaak geneigd zijn om Engelse termen en uitdrukkingen door onze gesprekken te verweven.

Sterke punten:

• Eenmalige kosten: MacWhisper heeft een eenmalige aanschafprijs, wat voor bedrijfsbrede implementatie ideaal is.
  
  
• Flexibiliteit voor opname: MacWhisper biedt de mogelijkheid om zowel digitale als offline meetings op te nemen met minimale handelingen. Voor offline meetings kun je snel en discreet een opname starten zonder gedoe.
  
  
• Toegang tot Whisper-model: Met MacWhisper speel je zelf met de instellingen van het Whisper-model van OpenAI, waarbij je kunt kiezen tussen verschillende taalmodellen (small, medium, large) afhankelijk van je behoefte om snelheid in te wisselen voor nauwkeurigheid.
  
  
• Opnemen van alle systeem audio: Een handige feature is dat je met één klik “All Systems Audio” kunt opnemen, waardoor bijvoorbeeld bij een digitale meeting zonder expliciete toestemming van Zoom/Meet/Teams toch alles kan worden vastgelegd.
  ‍

Zwakke punten:

• Geen automatische diarisatie: MacWhisper herkent geen verschillende sprekers, wat betekent dat het transcript één lange lap tekst is, zonder onderscheid tussen wie wat zei. Je kunt wel aangeven wie er sprak, maar dat is een handmatige klus na afloop van je meeting.
  
  
• CPU-belasting: Het gebruik van MacWhisper belast je laptop behoorlijk, vooral tijdens het transcriberen, waardoor andere taken zoals het werken in Adobe Photoshop traag kunnen worden.
  
  
• Alleen beschikbaar voor MacOS.
  ‍

Hoewel beide tools hun beperkingen hebben, vind ik de combinatie van Supernormal voor digitale meetings en MacWhisper voor offline situaties ideaal. De kracht van Supernormal ligt in de mogelijkheid om gestructureerde samenvattingen te maken en te delen met teamleden, terwijl MacWhisper uitblinkt in eenvoud en flexibiliteit, vooral voor situaties waarin je een offline meeting wilt laten transcriberen.

Waarom een transcript onmisbaar is

Het delen van een samenvatting en actiepunten na een meeting is natuurlijk ontzettend nuttig. Hiermee houd je iedereen scherp op zijn of haar taken. Maar de reden dat ik een volledig transcript nóg belangrijker vind, is de bredere context die het biedt voor toekomstige gebruiksmogelijkheden met ChatGPT. Een transcript kan een bouwsteen zijn voor allerlei vervolgopdrachten. Enkele voorbeelden:

• Projectplanning: Wanneer je een projectplan wilt opstellen, kun je de transcripties van eerdere meetings gebruiken om zoveel mogelijk nuance en details aan het document toe te voegen. Met alleen samenvattingen zouden veel van die details verloren gaan.

• Handover Briefings: Bij het schrijven van een overdracht voor een collega is het handig om de transcripties beschikbaar te hebben. Hierdoor kan je collega ChatGPT vragen om bijvoorbeeld een sentimentanalyse te maken, persoonlijke anekdotes van de klant te vinden, of te checken of bepaalde vragen al besproken zijn in eerdere meetings.
  ‍
• Custom GPT Creëren: Stel je wilt een Custom GPT maken die alles weet over een specifieke klant. Dan zijn transcripties van alle meetings van het afgelopen jaar goud waard. Deze geven je AI de gedetailleerde kennis die nodig is om accuraat en compleet te kunnen reageren.

Met een volledig transcript zorg je ervoor dat geen enkel detail verloren gaat en heb je een waardevolle bron voor verdere inzichten, die je keer op keer kunt inzetten om je werk efficiënter en slimmer te maken.