/ De uitdaging.

Herinner je je die ene projectmeeting waarin je vol goede bedoelingen wegliep, denkend: “Ik schrijf die notities straks wel uit, na mijn volgende call” — om je later te realiseren dat cruciale details al uit je geheugen zijn geglipt?

Precies die uitdaging gingen we samen met het team van Daymakers aan. We onderzochten hoe AI-gedreven transcriptietools hen konden helpen om projectgesprekken moeiteloos vast te leggen. In dit artikel delen we het proces en de tools die we gebruikten om hun team klaar te stomen voor succes.

Je brein is gemaakt om ideeën te bedenken, niet om ze vast te houden.

‍Deze uitspraak komt van David Allen, productiviteitsgoeroe en auteur van Getting Things Done®. Toen we in 2019 de GTD Summit met David in Amsterdam organiseerden, zagen we met eigen ogen hoe creatief teams worden zodra ze stoppen met het gebruiken van hun brein als boodschappenlijstje.

Dankzij Generatieve AI is het omarmen van dit principe nu makkelijker dan ooit. Vandaag de dag sluiten we élke meeting aan met een AI-tool die alles vastlegt en transcribeert — zodat er niets verloren gaat.

/ De oplossing.

Transcriptietools (zoals Otter.ai, Wudpecker en Fireflies.ai) bestaan al een tijdje. Hoewel spraak-naar-tekst technologie niet nieuw is, zijn de prestaties recent enorm verbeterd. Het Whisper-model van OpenAI — een toonaangevende spraak-naar-tekst technologie — drijft achter de schermen veel commerciële apps aan. Deze tools kunnen nu probleemloos meetings opnemen, transcriberen, samenvatten én actiepunten vastleggen — direct deelbaar om de essentie van het gesprek te behouden.

Hoe wij transcriptietools evalueren

Bij het kiezen van transcriptietools kijken we naar een aantal essentiële criteria die voor elke eventprofessional relevant zijn:

Must-haves:

• Nauwkeurige transcriptie: Hoge kwaliteit (Nederlandstalige) transcriptie van het volledige gesprek. Veel tools scoren goed in het Engels, maar laten het afweten in andere talen.
• Heldere samenvattingen: Gestructureerde samenvattingen met duidelijke actiepunten. Een meeting is immers pas waardevol als er concrete acties uit voortkomen.
• Sprekerherkenning (diarisation): Herkennen wie wanneer aan het woord is. Zonder dit raak je snel de context kwijt, wat de samenvatting minder bruikbaar maakt.
• Integratiemogelijkheden: Werkt met populaire videovergaderplatforms zoals Zoom, Meet en Teams. Omdat veel gesprekken extern plaatsvinden, is stabiele integratie cruciaal.
• Kosten-efficiëntie: Betaalbare tarieven, zeker wanneer je de tool op teamschaal of binnen de hele organisatie wil inzetten.
  

‍Nice-to-haves:

• Offline Meetings: Mogelijkheid om offline meetings te verwerken in dezelfde tool.
• Discreet Notuleren: Alternatieven voor notuleren die discreter zijn dan een bot die uitgenodigd wordt in de call.
• Videoregistratie: Geautomatiseerde video-opname van online meetings.
• Samenwerking: Samenwerken met teamleden en het delen van meeting notities met third-party applicaties.
• Highlights: Markeren van belangrijke momenten tijdens een call voor gebruik in de samenvatting.

Onze favoriete tools: MacWhisper en Supernormal

In onze samenwerking met Daymakers kwamen twee tools als onmisbaar uit de bus, elk geschikt voor een ander soort meeting. Supernormal voor digitale gesprekken, en MacWhisper voor offline sessies. Omdat je als eventprofessional lang niet altijd zelf de meeting host, was veelzijdigheid essentieel.

Supernormal – ideaal voor digitale meetings

Sterke punten:

• Uitstekende Nederlandse transcriptie: Levert hoge kwaliteit Nederlandstalige transcripten en samenvattingen met een intuïtieve interface. Binnen een minuut pas je alles eenvoudig aan.
• Brede compatibiliteit: Werkt moeiteloos met Zoom, Teams en Google Meet. Sprekerherkenning is betrouwbaar.
• Teamfunctionaliteit: Je kunt groepen aanmaken, waardoor het makkelijk is om notities en samenvattingen te delen (zoals snel iets doorsturen naar het salesteam).
• Integraties: Koppelt makkelijk aan tools als Hubspot, Slack en Zapier voor efficiënte workflows.
• Discrete notities: Met de Chrome-extensie kun je notities maken zonder expliciet een transcriptiebot uit te nodigen. Ideaal voor gevoelige gesprekken — al is sprekerherkenning in deze modus niet beschikbaar.
• Interactieve video-opnames: Automatische video-opname mét klikbare transcriptiedelen, waardoor je razendsnel terugvindt wat je zoekt.
  

Zwakke punten:

• Extra stappen voor Nederlands: Voor optimale prestaties in Google Meet moet je eenmalig een aanpassing doen. Onhandig in het begin, maar goed te doen. Supernormal heeft er een aparte supportpagina voor gemaakt.
• Beperkte offline ondersteuning: Offline opnames moeten als MP4 worden geüpload. Andere bestandsformaten moet je eerst omzetten.

MacWhisper – ideaal voor offline gebruik en flexibiliteit

Deze tool biedt de vrijheid om snel en eenvoudig meetings op te nemen en te transcriberen. De betaalde versie werkt met een eenmalige aankoop, wat het op de lange termijn bijzonder voordelig maakt. De transcripties in het Nederlands zijn uitstekend — al heeft de tool soms moeite met Engelse woorden tussendoor, iets wat in Nederlandse gesprekken vaak voorkomt.

Sterke punten:

• Eenmalige kosten: Je betaalt slechts één keer, wat het interessant maakt voor bredere teamuitrol. Transcriptie draait op je eigen laptop.
• Flexibel opnemen: Werkt voor zowel online als offline meetings. Je kunt discreet en snel audio opnemen zonder gedoe.
• Direct toegang tot Whisper-instellingen: Je kunt kiezen tussen modellen (small, medium, large) en zo snelheid versus nauwkeurigheid balanceren.
• Systeemaudio opnemen: Kan met één klik alle audio op je laptop vastleggen — ideaal voor online meetings zonder toestemming van de vergaderplatforms.

Zwakke punten:

• Hoge CPU-belasting: Verbruikt flink wat rekenkracht van je laptop, zeker bij grotere transcripties. Dat kan andere zware apps, zoals Photoshop, vertragen.
• Alleen beschikbaar op Mac: Niet bruikbaar op Windows of Linux.

De gouden combinatie van Supernormal (voor digitaal) en MacWhisper (voor offline) bleek voor Daymakers ideaal: gestructureerde samenwerking gecombineerd met praktische flexibiliteit.

Waarom volledige transcripties onmisbaar zijn

Een samenvatting met actiepunten is waardevol voor de opvolging. Maar een volledige transcriptie biedt veel meer context — en vormt een onmisbare basis voor toekomstig werk met ChatGPT. Enkele voorbeelden:

• Gedetailleerde projectplannen: Met een volledige transcriptie krijg je meer nuance bij het opstellen van een plan. Cruciale details gaan niet verloren, zoals soms wel bij samenvattingen.
• Effectieve overdrachten: Volledige gesprekscontext helpt collega’s bij overdrachten. Je kunt ChatGPT gebruiken voor sentimentanalyse, het vinden van klantquotes of het controleren van eerdere afspraken.
• Custom GPT’s maken: Uitgebreide transcripties vormen de perfecte bron voor het bouwen van gespecialiseerde GPT’s op klantniveau, zodat je output altijd past bij de context.

Een volledige transcriptie zorgt ervoor dat geen enkel detail verloren gaat. Het wordt een waardevolle, herbruikbare bron van inzichten — waardoor teams slimmer en efficiënter kunnen werken.