##/## The challenge.

Eventprofessionals krijgen regelmatig te maken met complexe financiële verantwoordelijkheden — het opstellen van gedetailleerde begrotingen, het uitvoeren van analyses en het verzorgen van financiële rapportages die bij grotere organisaties vaak onder de verantwoordelijkheid van een CFO vallen. DenkProducties stond precies voor deze uitdaging, vooral bij het afstemmen van eventbegrotingen op hun officiële financiële administratie.

Voor grootschalige evenementen zoals MBA in één dag gebruikte het team speciaal ontworpen Google Spreadsheet-templates om inkomsten (tickets) en uitgaven (leveranciers) nauwkeurig bij te houden — vaak meer dan duizend transacties per event. Toch doken er maanden na afloop soms nog afwijkingen op. De accountant signaleerde dan verschillen tussen de interne budgetoverzichten van DenkProducties en de officiële boekhoudgegevens in AFAS, met vragen als:

"De kosten in AFAS komen niet precies overeen met jullie budget — waar zit het verschil?"

‍Daarnaast wilde DenkProducties elk kwartaal betrouwbare financiële forecasts delen met stakeholders, maar dat moest gebeuren zonder dat gevoelige data voor onbevoegden toegankelijk werd.

##/## The solution.

DenkProducties zette Generatieve AI in, en werkte specifiek met het geavanceerde o1-model van ChatGPT. Dit model is ontworpen om complexe problemen grondig te doorgronden, in plaats van snelle maar oppervlakkige antwoorden te geven. Het resultaat? CFO-waardige analyses, razendsnel en met ongekende precisie — waardoor het team financiële afwijkingen gericht én snel kon oplossen.

Use-case 1: Eventbegrotingen vergelijken

Door ChatGPT te integreren in hun workflow kon DenkProducties moeiteloos verschillen identificeren tussen budgettabellen en officiële boekhouding. Het o1-model analyseerde screenshots van verschillende versies van de begroting en wist binnen 14 seconden de verschillen feilloos aan te wijzen — ondanks dat directe bestandsanalyse nog niet wordt ondersteund. Hierdoor werd het afstemmen van begrotingen aanzienlijk versneld en bleef er meer tijd over voor belangrijkere taken.

Use-case 2: Bouwen van een forecast dashboard

Om proactiever met financiële voorspellingen aan de slag te gaan, wilde DenkProducties een toegankelijk maar beveiligd forecast dashboard opzetten. Daarbij liepen ze tegen twee belangrijke uitdagingen aan:

• Toegankelijkheid: Het dashboard moest makkelijk deelbaar zijn met interne én externe stakeholders.
• Databeveiliging: De gevoelige financiële details uit onderliggende spreadsheets mochten niet zichtbaar zijn voor iedereen.

Met hulp van het o1-model vond DenkProducties razendsnel een praktische oplossing: de IMPORTRANGE-functie van Google Spreadsheets. ChatGPT gaf geen algemeen advies, maar kwam meteen met een volledig uitgewerkte, klantspecifieke formule die direct toepasbaar was. Zo kon het team forecasts delen zonder vertrouwelijke gegevens bloot te stellen.

Toen DenkProducties het dashboard later klaarmaakte voor een nieuw kalenderjaar, gaf ChatGPT aanvullende tips — zoals het slim inzetten van “Zoek + Vervang” om formules in bulk aan te passen. Wat normaal uren handmatig werk zou zijn, was nu in enkele minuten gepiept.

Belangrijkste inzicht

De ervaring van DenkProducties laat zien dat Generatieve AI veel verder gaat dan alleen marketingtoepassingen — het tilt financiële rapportage en beheer naar een hoger niveau. Door uitdagingen scherp te definiëren en AI strategisch in te zetten, kunnen eventprofessionals hun financiële processen transformeren tot een workflow met CFO-kwaliteit: nauwkeurig, efficiënt en volledig beheersbaar.